L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il 7 agosto 2026 la versione 1.4 delle specifiche tecniche per le soluzioni software di trasmissione telematica dei corrispettivi: la novità principale è che il tempo massimo di mancata connessione tra PEM e PEL passa da 60 minuti a 12 ore, con nuove procedure di emergenza, regole aggiornate sui buoni pasto e chiarimenti sull’architettura cloud. In questa guida trovate tutte le novità operative della versione 1.4, la checklist di adeguamento per esercenti, fornitori di software e produttori di RT, e i passi da seguire per restare in regola.
🎁 Checklist di adeguamento alle specifiche 1.4
- Esercenti: verificate con il vostro fornitore di software che il sistema sia aggiornato alle specifiche 1.4; la nuova tolleranza di 12 ore di disconnessione cambia le procedure di emergenza.
- Procedura di emergenza: in caso di blocco oltre le 12 ore, il PEM entra in stato “fuori servizio” e blocca l’emissione di nuovi documenti; registrate manualmente gli incassi e avvisate subito il fornitore.
- Buoni pasto: se usate questa funzionalità, verificate le nuove modalità di attivazione/disattivazione — la scelta ha effetto immediato se nel mese corrente non è stato ancora emesso alcun documento con buoni pasto.
- Fornitori di software: verificate i requisiti di certificazione ISO 9001 e ISO 27001 e la possibilità di adottare architetture cloud per MF1 e MF2.
- Documenti gestionali: devono essere in PDF firmato digitalmente e non possono essere consegnati ai clienti — solo uso interno.
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Le specifiche tecniche 1.4: il contesto normativo
L’art. 24 del D.Lgs. n. 1 del 2024 ha introdotto le soluzioni software come strumento alternativo ai registratori telematici (RT) tradizionali per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. A disciplinare il funzionamento tecnico di queste soluzioni è il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 28 ottobre 2016, aggiornato nel corso degli anni con nuove versioni delle specifiche tecniche.
La versione 1.4, pubblicata il 7 agosto 2026, rappresenta l’aggiornamento più rilevante degli ultimi anni. Interviene su aspetti operativi cruciali — la gestione della connessione, le procedure di emergenza, i buoni pasto — e chiarisce una serie di punti tecnici che erano rimasti ambigui nelle versioni precedenti.
La novità principale: connessione estesa a 12 ore
La modifica più impattante delle specifiche 1.4 riguarda il tempo massimo di mancata connessione tra il PEM (Punto di Emissione) e il PEL (Punto di Elaborazione). Nella versione precedente questo limite era di 60 minuti; con la versione 1.4 sale a 12 ore.
Cosa significa concretamente? Il PEM può ora operare in modalità “offline” per un periodo molto più lungo prima di essere obbligato a sincronizzarsi con il PEL. Durante questo intervallo, il PEM conserva i documenti non trasmessi e li invia al PEL non appena la connessione viene ripristinata.
Se la disconnessione supera le 12 ore, scattano misure più stringenti: il PEM effettua la chiusura di cassa automatica, entra in stato di “fuori servizio” e blocca l’emissione di nuovi documenti commerciali. Contemporaneamente, il PEL comunica lo stato all’Agenzia delle Entrate. L’esercente è tenuto a registrare manualmente gli incassi nell’apposito registro di emergenza e a segnalare tempestivamente il problema al fornitore del software.
Per imprese e PMI
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Scopri ARCA Evolution →Buoni pasto: nuove regole di attivazione e disattivazione
Le specifiche 1.4 modificano in modo significativo le modalità di gestione dei buoni pasto all’interno delle soluzioni software. La nuova regola è la seguente: la scelta di attivare o disattivare l’opzione buoni pasto ha effetto immediato, salvo un’eccezione importante. Se nel mese corrente è già stato emesso almeno un documento commerciale con l’opzione buoni pasto attiva, il cambiamento di impostazione non ha effetto immediato ma decorre dal primo giorno del mese successivo.
Quando i buoni pasto sono attivi, sono accettati per operazioni soggette ad IVA al 10%. Il valore del buono al netto dell’IVA va inserito nel campo dei “servizi non riscossi”, con riferimento normativo “TICKET”.
Per gli esercenti che accettano buoni pasto — ristoranti, bar, mense aziendali — è fondamentale verificare con il fornitore del software che il sistema sia già aggiornato alla nuova gestione, per evitare incongruenze nella compilazione dei documenti commerciali.
QR code: rimossa la funzionalità di visualizzazione
Le specifiche 1.4 eliminano la funzionalità di visualizzazione del QR code sui documenti commerciali. Questa modifica semplifica le specifiche tecniche delle soluzioni software, che non devono più implementare la generazione e visualizzazione del codice bidimensionale. Per gli esercenti non cambia nulla nella pratica quotidiana — il documento commerciale rimane valido senza il QR code.
Documenti gestionali: definiti i requisiti minimi
Le specifiche 1.4 introducono per la prima volta una definizione puntuale dei requisiti minimi per i documenti gestionali. Questi documenti, utilizzati internamente dalle aziende, devono essere prodotti in formato PDF con firma digitale applicata. La caratteristica fondamentale che li distingue dai documenti commerciali è il loro uso esclusivamente interno: i documenti gestionali non possono essere consegnati ai clienti.
Questa chiarezza normativa è importante per le imprese che utilizzano software gestionali integrati con le soluzioni di trasmissione dei corrispettivi, poiché definisce con precisione la linea di demarcazione tra la documentazione commerciale (soggetta agli obblighi fiscali) e quella gestionale (ad uso interno).
Architetture cloud: via libera a MF1 e MF2 in cloud
Le specifiche 1.4 chiariscono esplicitamente la possibilità di utilizzare architetture cloud per i moduli fiscali delle soluzioni software. Il Modulo Fiscale 1 (MF1) — il cuore della soluzione — può ora operare su SmartPOS, PC, tablet o in modalità cloud. Anche il Modulo Fiscale 2 (MF2) può essere implementato in cloud, purché rispetti i requisiti tecnici previsti e superi il processo di approvazione dell’Agenzia delle Entrate.
Questo aggiornamento apre la strada a soluzioni SaaS (Software as a Service) per la gestione dei corrispettivi telematici, con potenziali vantaggi in termini di costi di manutenzione, aggiornamenti automatici e scalabilità per le imprese con più punti cassa.
Certificazioni: precisati i requisiti ISO 9001 e ISO 27001
Le specifiche 1.4 precisano i requisiti e l’ambito di applicazione delle certificazioni ISO 9001 (qualità) e ISO 27001 (sicurezza delle informazioni) per i produttori e gli erogatori di soluzioni software. Queste certificazioni non riguardano direttamente gli esercenti, ma si applicano alle aziende che sviluppano e commercializzano le soluzioni. È una garanzia di qualità e sicurezza che gli esercenti possono richiedere al proprio fornitore come criterio di selezione del software.
Cosa devono fare le PMI: il piano di azione
Per le piccole e medie imprese che utilizzano soluzioni software per i corrispettivi telematici, il primo passo è contattare il proprio fornitore di software per verificare lo stato di aggiornamento alla versione 1.4 delle specifiche tecniche. Il fornitore è responsabile dell’adeguamento tecnico della soluzione e deve comunicare eventuali novità operative all’esercente.
Sul piano operativo, le PMI devono aggiornare le proprie procedure interne per la gestione delle emergenze (disconnessione oltre le 12 ore), rivedere le istruzioni per la gestione dei buoni pasto se questa funzionalità è attiva, e assicurarsi che i documenti gestionali siano prodotti secondo i nuovi requisiti.
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